Inzageverzoek

Jeugdhulpdossier inzien, kopiƫren, wijzigen of verwijderen

Het Jeugdteam houdt van iedere jeugdige die hulp ontvangt een dossier bij. In het dossier staat informatie over de hulp die de jeugdige ontvangt en worden alle relevante gegevens vastgelegd. Het gezin kan het dossier inzien, een kopie aanvragen, iets laten aanpassen of gegevens laten verwijderen.

Wie mag het dossier inzien?

Voor inzage van het jeugdhulpdossier zijn er voorwaarden. Wie mogen het dossier inzien?

  • De jeugdige als die 12 jaar of ouder is;
  • ouders met gezag of de voogd: als de jeugdige nog geen 16 jaar is;
    tenzij (naar het oordeel van de betrokken behandelaar) inzage in de informatie over een behandeling in strijd is met goede zorg;
  • de jeugdige dat 16 jaar of ouder is;
  • derden met toestemming van:
    - de ouders met gezag of de voogd als de jeugdige nog geen 12 jaar is;
    - de ouders met gezag of de voogd en van de jeugdige als dat 12, 13, 14 of 15 jaar is en zijn eigen belangen kan behartigen;
    - de ouders met gezag of de voogd als de jeugdige 12, 13, 14 of 15 jaar is maar niet in staat om zijn eigen belangen in dat specifieke geval goed in te schatten, bijvoorbeeld vanwege een verstandelijke beperking.

Hoe kunnen gegevens worden verwijderd of aangepast?

Als de informatie feitelijk onjuist of onvolledig is, kunnen gegevens aangepast of verwijderd worden. De ouders, voogd en de jeugdige van 12 jaar of ouder (die zijn eigen belangen goed kan behartigen) kan de hulpverlener vragen om aanpassing van de gegevens. Het komt ook voor dat de verzoeker het niet eens is met de mening van een hulpverlener. In dat geval is het mogelijk om het eigen standpunt aan het dossier toe te voegen.

De hulpverlener beslist in overleg met de manager en privacy officer of de gegevens vernietigd kunnen worden. Als het om informatie gaat over een behandeling, wordt de betrokken behandelaar geraadpleegd. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan gegevens te vernietigen als die in het belang van iemand anders bewaard worden.

Hoe dien je een verzoek in?

  1. Stuur het verzoek schriftelijk per post of e-mail aan de manager.
  2. In het verzoek is opgenomen:
    - omschrijving van het verzoek (voor een vlotte afhandeling is het belangrijk dat de gevraagde informatie zo precies mogelijk wordt beschreven)
    - volledige voor- en achternaam, BSN (als dit bekend is), woonadres, geboortedatum en telefoonnummer van verzoeker.

Identiteit controleren

Het Jeugdteam controleert de identiteit van de verzoeker om te voorkomen dat aan verkeerde personen informatie wordt verstrekt. Als er twijfel bestaat over de identiteit van de verzoeker, dan mag het Jeugdteam om aanvullende informatie vragen. Is dit niet voldoende? Als alternatief mag de verzoeker langskomen om zijn identiteitsbewijs te tonen, maar alleen als dit geen drempel is voor deze persoon (bijvoorbeeld als hij/zij niet in de buurt woont).

Is het verzoek wettelijk gegrond?

Na ontvangst van het verzoek controleert de hulpverlener in overleg met de manager en privacy officer of het verzoek wettelijk gegrond is. Dit is niet het geval wanneer:

  • de rechten en vrijheden van verzoeker of andere personen in gevaar komt;
  • het inzageverzoek leidt tot onevenredig zware administratie lasten waardoor vrijheden en/of voortbestaan van de organisatie in gevaar komt;
  • de privacy van andere personen in het geding komt (er is toestemming nodig van derden wanneer inzage leidt tot privacy-schending van deze derden).

Wanneer ontvang je een bericht?

Het Jeugdteam verstuurt binnen 5 dagen na ontvangst van een verzoek een ontvangstbevestiging met de termijn van afhandeling. In sommige gevallen is het verzoek onvoldoende gespecificeerd, bijvoorbeeld wat er gevraagd wordt en waarom. Het Jeugdteam verzoekt dan om nadere informatie bij het gezin.

Hoe lang duurt de behandeling van het verzoek?

Het Jeugdteam streeft ernaar om het verzoek zo snel mogelijk in behandeling te nemen. Dit gebeurt uiterlijk binnen 4 weken. Soms lukt het niet om binnen 4 weken het verzoek te behandelen, door complexiteit van de vraag of als er veel verzoeken zijn. Het termijn kan dan met 8 weken worden verlengd. De aanvrager wordt hiervan schriftelijk per e-mail of post op de hoogte gesteld.

Hoe maak je bezwaar op het besluit?

Wanneer het Jeugdteam het besluit neemt om het inzageverzoek te weigeren zal de hulpverlener dit zo snel mogelijk aan het gezin communiceren met de redenen. Als het gezin het niet eens is met het besluit, dan kan de verzoeker een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een beroep instellen bij de rechter.