Nieuwe aanpak voor aanmelden

In 2023 vond een zogenaamde Design Sprint plaats. Een snelle manier om het proces achter onze toegang te verbeteren. Daar kwamen drie aanbevelingen uit voort waar de organisatie mee aan de slag is gegaan. In 2024 werd gewerkt –  tijdens verschillende ontwerpsessies – aan de concrete uitwerking van deze punten. Hieronder lees je waar we nu staan.

1. Digitaal aanmeldformulier

Een belangrijk verbeterpunt was het ontwikkelen van een digitaal aanmeldformulier voor op onze website. Het formulier moet verplichte velden bevatten die ervoor zorgen dat de aanmelder de benodigde informatie moet invullen. Ingevulde formulieren komen automatisch terecht in ons rapportagesysteem Mens Centraal, wat de administratieve lasten gaat verlichten voor de betrokkenen in onze organisatie.
Met als doel: aanmeldingen vollediger en efficiënter binnenkrijgen.

2. Een stedelijk triageteam

De tweede aanbeveling was het inrichten van een stedelijk triageteam. Sinds oktober 2024 werken zij volgens stedelijke richtlijnen. De eerste evaluatie vond in december plaats.

Wat is de bedoeling van dit team?

• Het triageteam onderzoekt vooraf wat de hulpvraag is en of het Jeugdteam daarvoor de juiste organisatie is.
• Ook kijkt men naar alternatieven in het voorveld die passend kunnen zijn voor het gezin.
• De stedelijke triagemedewerker pakt het meeste voorwerk op.
• De team-triagist blijft betrokken zolang het gezin op de aanmeldlijst staat en zorgt voor een goede overdracht naar een passende hulpverlener binnen onze organisatie.

Wat zijn de eerste resultaten?

• Steeds vaker lukt het om deze uitvraag vooraf te doen, waardoor kinderen en gezinnen binnen het Jeugdteam op de juiste plek terechtkomt en het duidelijk is wat de hulpvraag is. Zo kan er gerichter geholpen worden.
• Tegelijkertijd is er nog werk aan de winkel: zoals het onderscheid tussen de stedelijke triagemedewerker en de team-triagist, dat geeft soms wat onduidelijkheid. Ook het eenduidiger gaan werken binnen het team is een aandachtspunt.
• In 2025 volgt een nieuwe evaluatie om verdere afstemming en eenduidigheid binnen het team te bevorderen.

3. Een stedelijk indicatieteam

De derde en laatste aanbeveling was een stedelijk indicatieteam. Ook dit team is gestart in oktober 2024 en werkt volgens de stedelijke richtlijnen. Bij aanvang waren er 4 van de 6 teams vertegenwoordigt. Dat maakte het stedelijk uitrollen van de nieuwe werkwijze wat ingewikkeld. Begin 2025 sloot een vijfde team zich aan en de hoop is dat het laatste team snel volgt.

Wat zijn de eerste resultaten?

• De samenwerking binnen het team verloopt steeds beter: collega’s weten elkaar inhoudelijk te vinden, ondersteunen en bevragen.
• Er wordt gewerkt volgens een eenduidige aanpak. Daardoor is er meer duidelijkheid voor de gezinnen én zo worden gezinnen sneller geholpen.
• Nieuwe aanmeldingen zijn in de eerste maanden allemaal binnen de afgesproken termijn van zes weken opgepakt.
• In april/ mei staat ook voor dit team een tweede evaluatie op de agenda.